Analí Morillo Villavicencio*
En el marco de una relación laboral, una de las obligaciones asumidas por el empleador del sector privado con más de 20 trabajadores que genera rentas de tercera categoría es el pago de utilidades a favor de sus trabajadores[1]. Este pago se efectúa una vez al año y es calculado directamente por el empleador, en función al monto global a repartir a favor de los trabajadores, las remuneraciones percibidas por cada trabajador y a los días efectivos de trabajo.
En ese contexto, en algunas situaciones es posible que el empleador efectúe pagos que no corresponden a uno o a varios trabajadores. Dichos pagos que, por lo común, se generan por errores en el cálculo, pueden ocasionar varias contingencias a la empresa si no se manejan de forma adecuada.
Los errores en el cálculo o en los pagos efectuados por el empleador pueden generar: i) No pagos o pagos diminutos de las utilidades, es decir, pagos menores a los que correspondían al trabajador; o, ii) pagos en exceso, es decir, pagos mayores a los que correspondían al trabajador o pagos a quienes no correspondía.
En el primer caso, la legislación laboral ha establecido infracciones aplicables por no pagos o pagos diminutos, en cuya situación la empresa deberá proceder con subsanar la infracción por su no pago o pago diminuto de utilidades de forma inmediata, agregando los intereses legales que se hayan generado para evitar la posible imposición de multas administrativas por parte de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil).
Sin embargo, en el segundo caso, la legislación laboral no ha precisado cómo debe proceder el empleador para corregir el error cometido. Por ello, en la presente nota desarrollamos algunas consideraciones fundamentales para determinar si es posible exigir al trabajador la devolución de las utilidades que se le pagaron en exceso.
1. ¿Qué es un “pago en exceso”?
Como lo mencionamos anteriormente, la legislación laboral no ha establecido regla específica alguna respecto de los pagos que el empleador efectúa en exceso o de forma indebida al trabajador, salvo en el caso de la CTS[2].
En tal sentido, debemos precisar que, desde nuestra perspectiva, un pago en exceso puede ser voluntario o involuntario, el primero puede ser consecuencia de una mejora de los beneficios laborales pactados con el trabajador, lo que podría incrementar el monto al que tenía derecho o reconocer el pago de un monto que no le correspondía. Por otro lado, en el segundo caso se trataría de un pago generado por error, el cual no tendría como causa la decisión voluntaria del empleador de reconocer mejoras a los derechos del trabajador, sino que tendría sustento en un procedimiento defectuoso de determinación de los montos finales a depositar (sea por datos inexactos o incorrectos, cálculos equivocados, errores materiales al momento del pago o depósito final, entre otros).
En el primer caso (pagos en exceso voluntarios), el empleador no podría obligar al trabajador a efectuar la devolución de un monto que él mismo, unilateralmente, ha decidido reconocerle. Por el contrario, siendo el empleador el que determina el cálculo de los beneficios del trabajador y diseña las políticas internas de la empresa para proceder con los pagos, es claro que es él quien está en una posición de mayor ventaja para determinar el pago que corresponde efectuar al trabajador; y que, en ese sentido, el trabajador percibirá de buena fe el monto que el empleador le abone como consecuencia de la relación laboral establecida, siendo posible que el trabajador presuma, ante un pago mayor al que le corresponde, que es un incremento voluntario del empleador.
Ahora bien, para efectos de la presente nota, los pagos en exceso que serán objeto de evaluación para determinar si es posible obligar al trabajador a devolverlos son aquellos que se generen por errores de cálculo o por errores en el depósito efectuado por el empleador o por las áreas encargadas. Es posible llamarlos también “pagos indebidos”.
2. ¿Cómo acreditar que el pago en exceso fue efectuado por error?
La legislación laboral no ha establecido pautas para ello, en todo caso podría acreditarse con la presentación de indicios que permitan colegir que hubo alguna confusión en los montos que correspondían a cada trabajador, intercambiándose las cifras finales entre ellos; o que hubo errores de digitación al momento de efectuar el depósito o de emitir el documento que contenía el monto final. También podría acreditarse que en algún documento interno de la empresa se detalló información errónea al área responsable, lo que generó un cálculo erróneo que posteriormente fue detectado.
Otra situación que podría darnos cuenta del error es la política salarial de la empresa, a partir de la cual se podría verificar que no es conforme a la misma el otorgamiento de montos adicionales a los trabajadores, salvo que esto se haya comunicado por escrito al trabajador o conjunto de trabajadores comprendidos en una mejora de beneficios o que su otorgamiento haya respondido a determinados criterios, requisitos o formalidades pactadas con los trabajadores.
La forma de acreditar el error debe ser evaluada caso por caso, de modo que se pueda descartar de manera razonable que el empleador no tuvo la intención de efectuar dicho pago de forma voluntaria, sino que se trató de un problema en el procedimiento de determinación y depósito del monto al que tenía derecho el trabajador.
3. ¿Cuándo sería posible obligar al trabajador a devolver las utilidades pagadas en exceso?
3.1. Marco normativo aplicable
Para responder dicha interrogante, es preciso tener en cuenta el siguiente marco normativo, referido a los descuentos y la intangibilidad de la remuneración:
| Constitución Política del Perú | “Artículo 26.- RELACIÓN LABORAL: PRINCIPIOS En la relación laboral se respetan los siguientes principios: (…) 2. Carácter irrenunciable de los derechos reconocidos por la Constitución y la ley. 3. Interpretación favorable al trabajador en caso de duda insalvable sobre el sentido de una norma”. | |
| D.S. N° 003-97-TR | “Artículo 30.- Despido indirecto: hostilidad Son actos de hostilidad equiparables al despido los siguientes: (…) b) La reducción de la categoría y de la remuneración. (…)” | |
| D.S. N° 019-2006-TR | “Artículo 24.- Infracciones graves en materia de relaciones laborales Son infracciones graves, los siguientes incumplimientos: (…) 24.4 No pagar u otorgar íntegra y oportunamente las remuneraciones y los beneficios laborales a los que tienen derecho los trabajadores por todo concepto, incluidos los establecidos por convenios colectivos, laudos arbitrales, así como la reducción de los mismos en fraude a la ley. (…)”. | Multa de 0.11 a 26.12 UIT (de S/ 588.50 a S/ 139,742) |
Por otro lado, respecto del descuento de las remuneraciones del trabajador también es posible verificar algunas resoluciones relevantes que pueden servir como referencia: Resolución N° 153-2021-Sunafil/TLF-Primera Sala, Resolución 416-2023-SUNAFIL/TFL-Primera Sala, Resolución N° 416-2023-Sunafil/TFL-Primera-Sala, en las cuales se señala que es necesario contar con autorización expresa del trabajador para proceder con descuentos.
3.2. Casación N° 35154-2022-Lima
La Corte Suprema, mediante la Casación N° 35154-2022-Lima, ha determinado que, si bien el Código Civil regula el tratamiento de los pagos indebidos[3], esta norma no resultaría supletoriamente aplicable a la relación laboral. La Corte Suprema justifica su criterio en la naturaleza tuitiva del derecho del trabajo, lo que lo diferencia del contrato civil, pues la dinámica jurídica, social y económica de la relación laboral se expresa en una relación asimétrica; y, en que el trabajador no tiene control sobre el cálculo de las utilidades.
Para la Corte, no es razonable, y es contrario al principio protector, que se pretenda trasladar al trabajador la conducta del empleador, considerando que, en el caso que analiza, el pago en exceso de las utilidades se ha efectuado por responsabilidad exclusiva del empleador.
En nuestra opinión, es razonable la decisión de la Corte Suprema en el caso concreto, toda vez que es la empresa la que ha cometido los errores en el cálculo, sin injerencia alguna de los trabajadores, y que, la solicitud de devolución se efectúa luego de más de 5 años de haberse procedido con el pago.
No obstante, consideramos que la Corte debió justificar su decisión también en el tardío requerimiento de devolución de la empresa, toda vez que en el caso era bastante evidente la falta de diligencia de la empresa por el tiempo transcurrido, lo que desde nuestra perspectiva constituye un factor fundamental para justificar que no se haya procedido con la devolución. Por la redacción de la argumentación de la Corte, parece ser que no resulta relevante si existe una demora razonable o no en el requerimiento de devolución de la empresa, lo que consideramos un criterio controvertido.
3.3. Reglas aplicables para la devolución de las utilidades pagadas en exceso
Una vez referido el marco normativo anterior, es posible colegir que nuestra legislación no ha establecido reglas aplicables al caso del pago en exceso de las utilidades, el cual venimos analizando. En tal sentido, el empleador no puede por sí mismo obligar al trabajador a devolver las utilidades que se le pagaron en exceso, toda vez que no hay norma que lo autorice a efectuar descuentos en ese supuesto. Así, para que el trabajador se encuentre obligado a efectuar dicha devolución, el empleador deberá iniciar un proceso judicial, en el cual se pueda determinar si procede o no la devolución, dependiendo de las circunstancias del caso.
En tal sentido, no bastaría acreditar que se produjo un pago en exceso de las utilidades por error del empleador (o pago indebido) para que el trabajador se encuentre obligado a devolverlas.
Ahora bien, si la empresa y el trabajador están de acuerdo con regularizar dicha situación, para que se efectúe un descuento o devolución sin mayores contingencias, debería verificarse:
- Que el trabajador sea informado por la empresa del error en el pago, mediante documento por escrito.
- Que el trabajador autorice por escrito el descuento de los montos pagados en exceso o acepte efectuar la devolución.
- Que la autorización de descuento o devolución efectuadas sean válidas, para lo que deberá verificarse que los montos a descontar o devolver sean razonables, considerando que una de las características de la remuneración es la intangibilidad[4]. Por tanto, si el monto es considerable, deberá fraccionarse en cuotas que hagan razonable el descuento o devolución.
Por otro lado, en caso de no mediar acuerdo por escrito con el trabajador, el empleador deberá garantizar por lo menos haber comunicado del error por escrito al trabajador y haberle requerido la devolución. Así, posteriormente será posible iniciar el proceso judicial, en el que se deberá determinar el grado de responsabilidad que habrían tenido la empresa y el trabajador en el error cometido, de modo que se analice la debida diligencia que debió ser observada por la empresa y la razonabilidad de proceder con la devolución de las utilidades pagadas al trabajador (considerando el tiempo transcurrido desde el pago hasta el requerimiento de devolución, el monto del exceso, la naturaleza tuitiva del derecho laboral, los ingresos del trabajador, entre otros).
Ahora bien, si el mal cálculo o mal pago se generó por alguna actuación de mala fe del trabajador y este aún mantiene vínculo laboral vigente, es recomendable evaluar el inicio de un proceso disciplinario en la empresa, considerando que si se siguiera el procedimiento legal para efectuar un despido por falta grave que hubiese generado perjuicios económicos al empleador, es posible que la empresa notifique al depositario de la compensación por tiempo de servicios para la retención del monto que corresponda, siempre que en el plazo de 30 días luego de realizado el despido la empresa presente la demanda judicial por daños y perjuicios en contra del trabajador[5].
4. Conclusión
A modo de síntesis, debemos señalar que el empleador no puede obligar al trabajador a devolver al empleador las utilidades en exceso que recibió por un error en el cálculo efectuado por el propio empleador.
No obstante, excepcionalmente, sería posible que se proceda con dicha devolución sin mayores contingencias si se cumple de forma concurrente con lo siguiente:
- Que el empleador pueda acreditar que la empresa cometió un error y comunique dicha situación por escrito al trabajador.
- Que haya una autorización expresa de descuento del trabajador o una devolución voluntaria de las utilidades pagadas en exceso.
- Que el monto a descontar o a devolver sea razonable en relación con la remuneración del trabajador.
Finalmente, si la empresa no llega a un acuerdo con el trabajador para recuperar las utilidades indebidamente abonadas, esta debería comunicar por escrito el error cometido al trabajador y requerirle también por escrito la devolución, para posteriormente iniciar un proceso judicial, a fin de que se determine en dicha sede, según la evaluación del caso concreto, la razonabilidad de proceder con la devolución de las utilidades pagadas en exceso.
* Especialista en Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social. Con estudios de maestría en Derecho Constitucional y Derechos Humanos por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Ha sido asesora laboral de Gaceta Jurídica y miembro de los equipos de asesoría de las revistas Soluciones Laborales, Contadores & Empresas y Gaceta Constitucional. Coautora de libros en materia laboral y seguridad social. Autora de diversos artículos en la materia.
[1] Derecho regulado en el Decreto Legislativo N° 677, Decreto Legislativo N° 892 y Decreto Supremo N° 009-98-TR.
[2] En cuyo caso la norma ordena que los montos depositados en exceso se compensan con el siguiente depósito a efectuar (séptima disposición derogatoria y final del Decreto Supremo N° 001-97-TR).
[3] Capítulo séptimo del Código Civil.
[4] Al respecto, la STC N° 0818-2005-PA/TC señala que: “6. Sobre el particular, debe tenerse presente que las remuneraciones de los trabajadores, al amparo de lo dispuesto en el artículo 26°, inciso 2), de la Constitución Política del Perú, son irrenunciables e intangibles, y sólo se podrán afectar las planillas de pago por orden judicial o por un descuento aceptado por el trabajador. Por consiguiente, al haberse recortado el pago de las remuneraciones de la recurrente, se han transgredido los derechos constitucionales invocados”.
Asimismo, la STC N° 0020-2012-PI/TC ha señalado lo siguiente:
“32. Sólo con carácter enumerativo, no cerrado, este Colegiado, analizando el artículo 24 de la Constitución y sirviéndose de principios establecidos en normas infraconstitucionales, considera que son parte del contenido accidental del derecho fundamental a la remuneración:
(…)
– La intangibilidad, en tanto no es posible la reducción desproporcional de una remuneración, lo que fluye del carácter irrenunciable de los derechos de los trabajadores (artículo 26.2 de la Constitución, definida en múltiple jurisprudencia, como la STC 4188-2004-AA/TC).”
Asimismo, la STC N° 03667-2022-PA/TC ha señalado que:
“3. Así, uno de los elementos del contenido esencial del derecho a la remuneración es su intangibilidad, en tanto no es posible la reducción desproporcional de una remuneración, lo que fluye del carácter irrenunciable de los derechos de los trabajadores (Cfr. sentencia emitida en el Expediente 04188-2004-AA/TC).
4. No obstante, es necesario precisar que la intangibilidad de las remuneraciones no es absoluta, en tanto puede ser reducida en ciertos supuestos que cumplan los requisitos de excepcionalidad y razonabilidad, como es el caso de la reducción consensuada.”
[5] Artículo 51 del Decreto Supremo N° 001-97-TR.
